III. Порядок организации деятельности коллегии Министерства
18. В соответствии с Положением о Министерстве культуры в Министерстве образуется коллегия в составе Министра (председателя коллегии), его заместителей (по должности), руководящих работников аппарата Министерства, руководителей подведомственных учреждений. В состав коллегии могут входить работники других органов исполнительной власти, общественных объединений, фондов, деятели культуры и искусства, ученые.
Председательствующим на заседаниях коллегии является Министр, либо заместитель Министра (в случае отсутствия Министра).
19. Коллегия на своих заседаниях рассматривает важнейшие вопросы деятельности Министерства. Решения коллегии оформляются протоколами и реализуются приказами Министра.
20. Созыв очередных заседаний коллегий производится Министром либо его заместителем (в случае отсутствия Министра), не реже двух раз в год по утвержденному плану. Внеочередные заседания созываются по мере необходимости.
21. Работа коллегии строится на основе плана, составляемого на полугодие.
22. Проект плана работы коллегии формируется секретарем коллегии на основании предложений учреждений Министерства, которые должны учитывать поручения руководства Министерства, а также ранее принятые и находящиеся на исполнении решения коллегии.
23. Предложения учреждений Министерства в проект плана работы коллегии оформляются письменно и представляются секретарю коллегии за месяц до начала планируемого периода, предложения структурных подразделений Министерства визируются курирующим заместителем Министра.
Анализ полученных предложений и сверка их с данными по контрольным решениям коллегии проводятся секретарем коллегии в течение десяти дней.
Обобщение предложений учреждений Министерства, формирование проекта плана, его согласование и рассылка членам коллегии и руководителям структурных подразделений производятся секретарем коллегии не позднее 15-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
Проект плана в обязательном порядке рассматривается на заседании коллегии до начала планируемого периода, в течение десяти дней после рассмотрения дорабатывается с учетом предложений и замечаний членов коллегии и представляется на утверждение Министру (председателю коллегии) либо заместителю Министра (в случае отсутствия Министра).
24. План работы коллегии в течение трех дней после подписания председателем коллегии рассылается членам коллегии, учреждениям и структурным подразделениям Министерства, а также, по указанию председателя коллегии, иным должностным лицам, органам, организациям и учреждениям.
25. Предложение об исключении вопроса из плана работы коллегии вносится письменно либо заместителем Министра, либо руководителем учреждения, по согласованию с курирующим заместителем Министра, не позднее, чем за месяц до предусмотренного планом срока и, как правило, в порядке замены его другим вопросом.
Решение об исключении вопроса из плана работы коллегии считается принятым лишь после получения письменного согласия председателя коллегии.
26. Проект повестки очередного заседания коллегии формируется секретарем коллегии за 10 дней до заседания и включает вопросы, подготовленные к рассмотрению в соответствии с планом работы. В него включаются только те вопросы, по которым секретарю коллегии представлены все материалы, предусмотренные п. 26 и оформленные в строгом соответствии с требованиями п. 27 настоящего Регламента.
Проект повестки заседания со всеми материалами по каждому включенному в него вопросу представляется председателю коллегии, который определяет степень готовности материалов и утверждает повестку заседания.
Вопросы, по которым необходимые материалы поступили позже установленного срока, могут быть включены в повестку заседания только по решению председателя коллегии.
Представление членам коллегии каких-либо дополнительных материалов непосредственно на заседании допускается только с разрешения председателя коллегии.
27. Для включения вопроса в повестку и последующего рассмотрения на заседании коллегии в срок, предусмотренный п. 25 настоящего Регламента, должны быть представлены следующие материалы:
а) справка (записка), как правило, объемом не более 5 страниц;
б) проект решения коллегии или проект приказа Министерства;
в) списки приглашенных и выступающих с указанием полностью фамилии, имени, отчества, места работы и занимаемой должности каждого из них.
28. Справка (записка), проекты решения коллегии и приказа Министерства должны быть изложены четко и лаконично, содержать анализ, выводы и предложения по рассматриваемым вопросам, а также конкретные меры по реализации решения коллегии.
Все материалы к заседанию коллегии должны иметь подписанную председателем коллегии резолюцию «На коллегию» с указанием даты. Они в обязательном порядке подписываются руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку вопроса, визируются ответственным за подготовку материалов и курирующим заместителем Министра, визируются руководителями заинтересованных или упомянутых в материалах структурных подразделений Министерства.
Замечания, предложения и дополнения к материалам, представленным к заседанию коллегии, как правило, оформляются письменно на отдельном листе.
29. Оповещение членов коллегии Министерства о предстоящем заседании производится секретарем коллегии не позднее, чем за пять дней до заседания.
Участие в работе заседания коллегии приглашенных лиц обеспечивается соответствующими должностными лицами, ответственными за подготовку вопроса, в строгом соответствии с согласованным с председателем коллегии списком приглашенных по конкретному вопросу и только после утверждения повестки заседания.
Приглашение направляется за подписью заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку вопроса, а в особых случаях – за подписью Министра.
30. Секретарем коллегии утвержденная повестка и материалы к заседанию коллегии за пять дней до заседания рассылаются членам коллегии, в учреждения Министерства, соответствующие структурные подразделения Правительства Республики Алтай, а по решению Министра и в иные органы государственной власти.
31. Регламент времени для доклада, содоклада и выступлений по каждому вопросу повестки заседания определяется членами коллегии на заседании. Как правило, продолжительность доклада устанавливается в пределах 15 минут, содоклада – до 10 минут, выступлений – не более 5 минут, справок, информации, замечаний и заявлений – до 3 минут.
32. Заседание коллегии считается правомочным при участии в нем не менее половины утвержденного состава членов коллегии. Решение коллегии считается принятым при голосовании за него не менее половины присутствующих на заседании. Голосование проводится, как правило, открыто.
Освобождение членов коллегии и руководителей структурных подразделений Министерства от участия в работе заседания коллегии допускается только с разрешения председателя коллегии или замещающего его лица. Освобождение руководителя структурного подразделения от участия в работе заседания коллегии разрешается только в порядке замещения его другим лицом.
33. На заседания коллегии на постоянной основе приглашаются представители соответствующих структурных подразделений Правительства Республики Алтай, или Государственного Собрания – Эл Курултай Республики Алтай. Приглашение иных должностных лиц, а также представителей средств массовой информации в необходимых случаях производится по согласованию с председателем коллегии в порядке заблаговременного включения в список приглашенных по конкретному вопросу повестки.
Участие в работе заседания коллегии других лиц, не включенных в список приглашенных на обсуждение данного вопроса, допускается только по разрешению председателя коллегии.
34. Регистрация выступающих и приглашенных на коллегию осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку вопроса, по утвержденным спискам, которые с соответствующими отметками о регистрации передаются секретарю коллегии за 5 минут до начала обсуждения соответствующего вопроса.
Секретарь коллегии докладывает данные о присутствии приглашенных и выступающих лиц председателю коллегии.
35. В соответствии с планом работы коллегии, либо по необходимости могут быть проведены выездные, расширенные, совместные с органами исполнительной власти Республики Алтай, а также закрытые заседания коллегии.
36. Обсуждение вопросов на заседании коллегии оформляется протоколом. Протоколы заседаний коллегии оформляются в 10-дневный срок после заседания, подписываются председательствующим на заседании и секретарем коллегии, имеют порядковые номера в пределах календарного года.
37. Сотрудники аппарата Министерства, ответственные за подготовку вопроса, обеспечивают доработку проектов постановления коллегии и соответствующего приказа и не позднее 10-ти дней после заседания коллегии представляют их председателю коллегии на подпись. Проекты постановления коллегии и соответствующего приказа подлежат обязательному визированию заинтересованными и упомянутыми в их текстах заместителями Министра, руководителями подведомственных учреждений, сотрудниками аппарата Министерства.
Приказ Министерства, подготовленный во исполнение постановления коллегии, представляется председателю коллегии на подпись в установленный постановлением коллегии срок.
Контроль за соблюдением сроков доработки проекта постановления коллегии осуществляет секретарь коллегии.
В постановлениях коллегии и изданных по ним приказах Министерства должны быть четко сформулированы поручения, указаны конкретные сроки выполнения и исполнители. Приложения к постановлениям коллегии и приказам должны быть согласованы и завизированы заинтересованными лицами.
38. Датой постановления коллегии является дата его принятия на заседании коллегии.
Постановления заседаний коллегии, проведенных совместно с другими органами исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги и подписываются руководителями этих органов.
39. Рассылка решений коллегии и изданных по ним приказов Министерства осуществляется на основании списка, который составляется структурным подразделением, ответственным за подготовку вопроса и подписывается его руководителем.
40. Контроль за выполнением постановления коллегии и приказа, изданного во исполнение этого постановления, как правило, возлагается на Министра или его заместителя, курирующего структурное подразделение, ответственное за их исполнение.
Оперативный контроль за исполнением протокольных поручений осуществляет секретарь коллегии.
Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии, доводятся до исполнителей путем направления им выписки из протокола заседания.
41. Постановления коллегии и приказы, изданные на их основе, могут быть сняты с контроля на основании постановления коллегии, приказа Министерства или соответствующего доклада о выполнении поручения головным исполнителем.
Снять с контроля или продлить срок исполнения приказов, изданных во исполнение постановлений коллегии, имеет право председатель коллегии, а также заместитель Министра, на которого возложен контроль за исполнением документа.
Рассмотрение хода выполнения постановлений коллегии и приказов, изданных на их основе, должно включаться в план работы коллегии и осуществляться до истечения контрольного срока.